IDB Groep: Tien valkuilen bij een huisstijl

De meeste organisaties denken eens in de zoveel jaar na over hun huisstijl. Als besloten wordt een nieuwe huisstijl in te voeren, wordt veel tijd en geld geïnvesteerd in de keuze en implementatie. IDB Groep heeft tien valkuilen benoemd waar organisaties vaak tegenaan lopen bij het kiezen, implementeren, gebruiken en onderhouden van een huisstijl.

IDB Groep heeft veel ervaring in het ontwikkelen, beheren en onderhouden van huisstijlen als onderdeel van de bedrijfsidentiteit. Het bedrijf heeft onder meer een belangrijk deel van de invoering van de nieuwe rijksbrede huisstijl begeleid: alle Rijksoverheidorganisaties die onder ministeriële verantwoordelijkheid vallen, zijn overgegaan op één huisstijl.

Identiteit: Een huisstijl die niet in lijn is met de identiteit van de organisatie, kan een negatieve uitwerking hebben op alle communicatie. Het is daarom pas zinvol om een ontwerper aan de slag te laten gaan, als op papier is gezet wat de identiteit is van een organisatie. Bovendien biedt het de mogelijkheid tussentijds te toetsen of de juiste lijn wordt gevolgd

Focus op uiterlijk: Iedereen in de organisatie heeft wel een mening over de vraag of een huisstijl mooi is of juist niet. Dat is natuurlijk ook belangrijk, maar een mooie huisstijl is niet vanzelfsprekend een effectieve huisstijl. Het is verstandig om in een vroeg stadium te beoordelen of een huisstijl past bij de organisatie, handig is in het dagelijks gebruik en wat de kosten van het onderhoud zijn.

Kortetermijnvisie: Een huisstijl die wordt gekozen moet verschillende jaren mee kunnen. Daarom is niet alleen een tijdloos ontwerp belangrijk, maar ook een stijl die kan mee veranderen met de organisatie, zoals een toekomstige verhuizing of fusie.

Bestaand materiaal: Voordat een nieuwe huisstijl wordt ontworpen en geselecteerd, is het belangrijk om een inventarisatie te maken van alle bestaande communicatiemiddelen. Dit is immers een geschikt moment om te bepalen welke middelen er vervangen, samengevoegd of verwijderd kunnen worden. Wie dat niet doet, loopt het risico onnodig veel communicatiemiddelen over te moeten zetten in de nieuwe huisstijl.

Kosten: Bij de kosten van een huisstijl wordt vaak alleen gedacht aan het ontwerp en de productie van nieuw marketingmateriaal. Verspreid over de looptijd van een huisstijl zijn er echter verschillende verborgen kosten die te maken hebben met andere materialen waarop de huisstijl te zien is maar waar in eerste instantie niet aan gedacht is – denk aan kamerbordjes met het bedrijfslogo of applicaties. Een huisstijl wordt door vrijwel iedereen in de organisatie in meer of minder mate gebruikt en is overal in de organisatie zichtbaar. Alles wat je ziet, is vormgegeven en binnen organisaties veelal in de huisstijl.

Beheer: In de loop der tijd verwatert een huisstijl. Vaak grijpen medewerkers terug op eerdere communicatiematerialen, waaruit bijvoorbeeld kleurstellingen worden gekopieerd, waardoor na een jaar of twee soms wel tien huisstijlvarianten in omloop zijn. Een centrale bewaking van de huisstijl kan dat voorkomen.

Draagvlak: Een huisstijl moet gedragen worden door het management, dat de beslissingen neemt over investeringen. Dit kan onder meer door het beheer van de huisstijl onder te brengen bij een lid van het managementteam. Zonder draagvlak bij het management loopt de organisatie het risico dat de huisstijl verkeerd of zelfs niet wordt toegepast.

Plan: Een huisstijl staat niet los van de inhoudelijke communicatie van een organisatie. Pas als de huisstijl een integraal geheel vormt met het gedrag en de communicatie van de organisatie, is deze succesvol. Daarom moet de huisstijl worden opgenomen in het communicatieplan, waarin uitvoerig uiteengezet wordt wat er moet worden bereikt met in- en externe communicatie, bij welke doelgroepen, en welke middelen en activiteiten daarvoor nodig zijn.

Uitvoering: Als een huisstijl eenmaal is gekozen, is het zaak dat iedereen in de organisatie alle communicatie naar buiten toe in de huisstijl kan verzorgen. Vaak wordt dit beperkt tot briefpapier, presentaties en de website; andere communicatiemiddelen als e-mail, formulieren, applicaties en intranet worden in eerste instantie over het hoofd gezien.

Verouderde materialen: Na de invoering van een nieuwe huisstijl blijven oude materialen soms nog jaren in omloop. Pas als alles in lijn is met de nieuwe vormgeving (dus ook een logo op het gebouw, pennen en bedrijfsauto’s) kan een nieuwe huisstijl effectief worden benut.

Frank Lina, adviseur huisstijlmanagement bij IDB Groep: “Bedrijven steken vaak veel tijd, geld en energie in het laten ontwerpen en ontwikkelen van een huisstijl. De fasen daarna zijn echter minstens zo belangrijk: de implementatie en het beheer. Daar gaat het vaak fout: nadat de huisstijl is ingevoerd, kijkt niemand er eigenlijk meer naar om, waardoor een diffuus beeld van de organisatie kan ontstaan.”

Bedrijfsprocessen binnen organisaties effectiever en efficiënter laten verlopen en op die manier het succes van die organisaties vergroten. Dat is de kern van IDB Groep. In het centrum van bedrijfsprocessen is het toepassen van de huisstijl tegenwoordig steeds vaker een bepalende factor voor succes. De praktijk wijst echter uit dat er veel aandacht is voor de ontwikkeling van huisstijlen maar weinig aandacht voor een gedegen implementatie en het onderhouden van de huisstijl. Terwijl hier juist de winst en het effect te behalen valt.

IDB Groep voelt zich thuis op het snijvlak van huisstijl en automatisering en hebben beide specialismen in huis. Een unieke combinatie omdat beide vakgebieden doorgaans zeer verschillend van aard zijn maar elkaar steeds vaker tegenkomen in de bedrijfsvoering.

IDB groep bestaat 22 jaar. Een periode waarin veel ervaring, discipline en kunde is opgedaan en veelvuldig samenwerking met opdrachtgevers en andere partijen is aangegaan. We mogen stellen dat IDB Groep zich ontwikkeld heeft tot een gedegen en open onderneming maar eveneens constant op zoek blijft naar verbeteringen en nieuwe innovatieve oplossingen om bedrijfsprocessen en huisstijlen effectiever en efficiënter te maken. Want organisaties zijn dynamisch en IDB Groep wil de flexibiliteit behouden om hier in mee te bewegen.

www.idbgroep.nl