PR-as-a-service

De economische situatie waarin we ons bevinden creërt ook kansen voor hen die zich kunnen aanpassen en actief anticiperen op de realiteit van vandaag: meer doen met minder resources.

Korte termijn versus lange termijn

Het wegsnijden van eigen PR staf is aan de orde van de dag. Ervaren mensen laat men gaan, de secretaresse of administratief medewerker krijgt er wat taken bij. Er wordt onder druk van snelle kostenbesparing niet altijd goed gekeken naar zakelijke doelen en communicatie doelstellingen, het middel wordt leidend en de uitvoering komt in handen van iemand die communicatie en PR ‘er bij doet’. In veel gevallen verschuift de focus van het onderhouden en uitbouwen van de markpositie dan naar het ‘doen’ van allerlei korte termijn acties zoals een direct mail en het laten nabellen door een call center agent.

Onze economie is zo ingericht dat we gaan voor de ‘instant gratification’, de snelle winst voor ons zelf en onze aandeelhouders. Dit leidt enorm af van de doelen die we ons met public relations stellen: het creëren (opbouwen) van bekendheid, de binding met klanten, het bouwen van merken, en uiteindelijk natuurlijk: het genereren van verkopen.

Ook in een tijd waarin er meer gedaan moet worden met minder, met lagere budgetten en minder mensen, is het belangrijk te blijven investeren in de middellange termijn. Als we in tijden van economische teruggang te zeer gericht zijn op de omzet van vandaag, hoe kunnen we dan bouwen aan ons merk, ons imago en de continuiteit van onze organisatie? Morgen is er namelijk inderdaad weer een dag. Er zijn betere manieren om in tijden van recessie met PR om te gaan.

Sourcing

Net als bij andere staffuncties binnen een professionele organisatie is het van belang om de uiteindelijke doelen, en de benodigde inzet die nodig is om deze doelen te behalen, zorgvuldig tegen elkaar af te wegen. Elke organisatie is uniek, heeft zijn eigen DNA en specifieke doelstellingen. Een start-up die toewerkt naar een verkoop van het bedrijf, is gebaat bij een resultaatgerichte PR strategie en slagvaardige uitvoering daarvan. Of het noodzakelijk is de PR functie in dit geval intern te beleggen, is de vraag. Door de hiermee gemoeide vaste kosten voor een ervaren medewerker en het beperkte carrièreperspectief, zou hier gekozen kunnen worden voor een doorgewinterde PR professional, die in korte tijd veel waarde kan toevoegen.

Natuurlijk kan door middel van outsourcing prima invulling worden gegeven aan communicatie en PR behoeften. De regie kan immers naar keuze worden belegd, bij de opdrachtgever of opdrachtnemer, het PR bureau. De uitvoering van de uitbestede functie kan zowel in huis als bij het PR bureau plaatsvinden. Echter, zoals we gemerkt hebben in andere takken van sport, is volledige outsourcing niet voor elk probleem altijd de oplossing. Afhankelijk van de organisatie, de ambities en de omvang van de organisatie kan juist insourcing de oplossing zijn. Dit kan betekenen dat er bijvoorbeeld voor het aantal dagen dat nodig is een PR professional wordt toegevoegd aan het bestaande marketing- en communicatieteam. Bij deze vorm wordt de professional in dienst genomen door de opdrachtgever.

Organisaties die wel een PR behoefte hebben, maar geen intern budget voor een (zeer) ervaren PR medewerker of adviseur, kiezen vaak voor outsourcing of voor een andere, flexibele oplossing: outtasking. Hierbij worden specifieke taken uitbesteed aan een PR bureau. Een bedrijf heeft bijvoorbeeld een PR medewerker in dienst, maar die kan wel enige ondersteuning gebruiken. Die ondersteuning kan op strategisch vlak liggen, maar ook tactisch, operationeel of een combinatie hiervan zijn. Een combinatie is vaak aan de orde als de PR medewerker nog relatief onervaren is, dan kan er ook coaching-on-the-job en begeleiding bij komen. Op deze manier wordt de junior medewerker in de praktijk opgeleid. De ondersteuning kan dus op divers vlak worden geboden, maar ook in pure capaciteit. In elk geval functioneert het bureau hier als een verlengstuk van de eigen organisatie.

PR-as-a-service

Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. In overleg met een flexibel bureau is er veel mogelijk zonder dat er concessies nodig zijn aan de professionaliteit waarmee organisaties komen tot hun public relations strategie en de uitvoering ervan. Slimme opdrachtgevers die meer willen met minder, maken optimaal gebruik van de kennis en ervaring van zeer ervaren mensen en betalen niet voor de overhead en de naam, maar puur voor de toegevoegde waarde van het bureau. De kleinere ‘boutique’ bureaus positioneren zich bewust flexibeler en resultaatgerichter om de inefficiëntie van de grotere bureaus te voorkomen, door diensten te leveren wanneer deze nodig zijn en alleen door te berekenen wat er wordt afgenomen. Deze aanbieders van ‘PR-as-a-service’ zijn dan ook een groeiend alternatief voor bedrijven van elke omvang.

Berith Behrens-Selling is communicatie adviseur, mediatrainer en oprichter van Selling PR & Communications en heeft ruim 18 jaar ervaring op het gebied van (inter)nationale (marketing)communicatie en PR aan zowel klant- als bureauzijde.