OD Solutions: Digitale pen maakt invullen formulieren efficiënter voor brandweer

De brandweer van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond is bij een grote brandveiligheidactie gebruik gaan maken van een digitale pen. De pen-toepassing, ontwikkeld door
OD Solutions en
Addocs, wordt door de brandweer gebruikt voor het invullen van controleformulieren, maar scant ook elk individueel formulier, slaat de data op en zet de aparte formulieren om in een PDF-bestand. Het grote voordeel van de digitale pen is dat het brandweerpersoneel na een lange dag formulieren invullen bij terugkomst op kantoor de data niet alsnog om hoeft te zetten in digitale gegevens. De pen uitlezen met een
cradle volstaat. De data wordt via een speciaal daarvoor ontwikkelde applicatie eenvoudig in het bedrijfssysteem gegoten.
Peter Schuurmans is Projectleider Community Safety binnen het District Rijnmond-Noord en was de drijvende kracht achter het gebruik van de pen. De Rotterdamse brandweer deed voor het brandveiligheidinitiatief binnen het Community Safety-project inspiratie op in de steden Liverpool en Amersfoort. Maar het vele handwerk, het invoeren van de data van de formulieren, moest wat hem betreft bij voorkeur vermeden worden. Schuurmans: “We realiseerden ons al snel dat deze data-invoer teveel werk zou zijn. Gelukkig kwamen we via Addocs in contact met OD Solutions. De digitale pen bleek echt een uitkomst!” Met de kennis van Addocs over de organisatie en documentstromen binnen de brandweer, en de pen oplossing van OD Solutions hebben beide partijen een oplossing op maat ontwikkeld voor de brandweer. De controleurs van de brandweer gebruiken de digitale pen zoals ze iedere pen zouden gebruiken: om formulieren mee in te vullen. Het grote verschil is dat de gewone pen vervangen wordt door een digitale versie die beschikt over een minuscule camera. Aan het oorspronkelijke formulier is een uniek raster toegevoegd (
anatopatroon). Door dit raster weet de digitale pen exact op welke locatie is geschreven en kan hierdoor alle geschreven waarden omzetten naar data. De speciale formulieren zijn desgewenst zo aan te passen dat ze voor allerlei toepassingen ingezet kunnen worden, waaronder handhavingacties. Daarnaast kan natuurlijk gedacht worden aan toepassingen in andere sectoren, waaronder de logistieke sector, de pen is inzetbaar voor het beschrijven en scannen van bijvoorbeeld vrachtbrieven. Als de formulieren eenmaal zijn ingevuld en gescand door de pen hoeft de data alleen nog maar via de cradle te worden uitgelezen. Daarna is de data op elke gewenste manier te valideren. Op aanraden van Addocs en OD Solutions is de Rotterdamse brandweer in eerste instantie alle data gaan controleren. Een voorbeeld van de uitgebreide validatiemogelijkheden is dat per vakje op het formulier een waarde kan worden gegeven. Stel nu dat een van de vakjes een dusdanig hoge waarde heeft dat het eigenlijk altijd ingevuld moet worden, dan krijgt de validator automatisch een alert wanneer blijkt dat het vakje niet is ingevuld als de data uit de pen via de cradle in het systeem wordt gegoten. Het project loopt nog, en er is inmiddels interesse uit
Liverpool en
Amersfoort om het efficiënte voorbeeld met de digitale pen ook daar over te nemen.
www.od-solutions.nl